ORGANIGRAMA DE LA FAL
Estructura de la Fundación:
La Fundación Alejandro Labaka (a partir de ahora FAL) cuenta dentro de su estructura organizativa con tres estratos o grupos formativos. Dicha distinción se realiza en función de dos variables principalmente: remuneración recibida; y obligaciones y derechos.
Primer grupo: Junta directiva
La Junta Directiva es el núcleo
Las funciones de cada uno serían las siguientes:
Junta directiva
Presidente:
- Aprobar por escrito cada uno de los Proyectos que se ejecuten.
- Aprobar cualquier decisión de importancia que se tome en las reuniones directivas.
- Representar a la FAL en cualquier reunión o acto a la que la FAL sea invitada o en aquellos lugares o espacios en los que la FAL esté interesada intervenir.
- El Presidente es el representante legal de la FAL.
Vicepresidente:
- Sustituir al Presidente
Secretario:
- Aprobar, junto al Presidente, por escrito cada uno de los Proyectos que se ejecuten.
- Aprobar, junto al Presidente, cualquier decisión de importancia que se tome en las reuniones directivas.
- Tomar acta de las reuniones de la directiva o de la Asamblea General.
- Asesorar en todos los trámites legales de la FAL tanto en relación con los financiadores como en los trámites internos de la FAL (Contrataciones, Registro Único de Fundaciones, etc.)
Tesorero:
- Responsabilizarse, en última instancia, de los ingresos y egresos que se realicen a lo largo de la ejecución de las diversas actividades.
- Presentar a la directiva el avance del presupuesto solicitado previamente que sea ejecutado por la Directora y la persona encargada de la contabilidad general de la Fundación.
- Asesorar en los procesos de Administración y Contabilidad.
- Recibir los informes económicos y tributarios enviados por la Administrador(a) de la Fundación y vigilar el cumplimiento de normativas tributarias y de cooperación para el desarrollo.
Director: (personal contratado)
- Formar a un equipo en el que delegue las actividades a ejecutarse.
- Proceder a las actividades que no estén incluidas dentro de ningún proyecto.
- Llevar a cabo las disposiciones de la Junta directiva.
- Representar a la FAL en la ejecución directa de las actividades así como en aquellas otras instancias en las que la Junta directiva haya decidido involucrar a la FAL.
- Realizar aquellas labores de relación hacia con los socios y amigos de la FAL.
- Ayudar en la justificación y formulación de los proyectos del extranjero y de Ecuador, siempre y cuando las personas contratadas a tal efecto no puedan hacerlo.
- Presentar informes mensuales de las actividades de la FAL a la Junta Directiva
Personal contratado
Gestor de proyectos:
- Realizar el trabajo administrativo de los proyectos.
- Formular proyectos para las convocatorias a nivel nacional.
- Ayudar en la justificación y formulación de los proyectos del extranjero, siempre y cuando las personas contratadas a tal efecto no puedan hacerlo.
- Coordinar los equipos ejecutores de dichos proyectos.
Coordinadores locales: (dependiente de actividades y proyectos)
- Gestionar algunas de las líneas incluidas en los proyectos de cooperación al desarrollo presentados por la Fundación. Su labor se definirá en función del contenido de dichas actividades.
- Realizar informes que justifiquen el trabajo llevado a cabo por su equipo.
Administrador general:
- Verificar los gastos que se vayan generando en la FAL.
- Integrar cada uno de los datos económicos de diversas fuentes.
- Presentar las declaraciones pertinentes a los organismos estatales.
- Encargarse de trámites bancarios que tengan que ver con estados de cuenta, retiros de chequeras, impresión de documentos contables (facturas, liquidaciones de compras, comprobantes de egreso) así como de transferencias de sueldos y gastos de funcionamiento vía débitos bancarios directos y elaboración de roles de pagos.
- Además se encargará de otras cuestiones administrativas como: contratación de personal (junto con el Secretario), recepción de documentos y derivación a quienes sea necesario.
Auxiliar de administración:
- Realizar los pagos de personal local y manejar las chequeras en el lugar de ejecución de los proyectos.
- Realizar las compras locales.
- Llevar una contabilidad básica, orden de las facturas...
Coordinadores locales: (depende de actividades y proyectos)
- Llevar a cabo o ejecutar las actividades previstas en su línea de trabajo.
- Ejecutar su parte de los proyectos de cooperación.
- Realizar informes justificativos de lo ejecutado.
Otro personal contratado: (depende de actividades y proyectos)
- El resto del personal contratado solamente se contratará de forma temporal para cubrir aquellas actividades que requieran ser realizadas.
Socios fundadores:
Apoyar las actividades e iniciativas llevadas a cabo por la FAL.
Hacer seguimiento a través de la Junta Directiva de las actividades desarrolladas por la FAL
Contribuir en la imagen de la FAL a través de sus relaciones sociales y empresariales.
Asistir a la Asamblea Anual de la FAL.
Amigos de la Fundación:
Son aquellos socios locales, ciudadanos de Coca (Orellana) interesados en apoyar las actividades llevadas a cabo por la FAL a través de donaciones voluntarias y otras contribuciones en las actividades de la FAL (logística, hospedajes, aportes de cualquier índole).
Aportar con ideas que puedan ser desarrolladas por la FAL.
Los socios amigos de la FAL deberán tener voz en la Asamblea General de Socios pero no tienen voto en las decisiones internas de la FAL.
Funcionamiento y comunicación interna
Reuniones bimensuales de la Junta Directiva:
La Junta directiva se reunirá cada dos meses en una reunión cuyo orden del día, como norma general, será el siguiente:
- Avance de actividades realizadas en los últimos dos meses (a cargo del Director de la FAL) previamente preparado con el Técnico de Proyectos.
- Previsión de ejecución para los próximos dos meses.
- Asuntos varios.
Los asistentes serán: todos los miembros de la Junta Directiva, el Gestor de proyectos, el Contable general y en caso de que así se requiera algún Coordinador local. Estos últimos no tendrán derecho a voto y solamente acudirán para ser informados o informar sobre aquellas cuestiones de su competencia.
En esa reunión cada cuestión se debatirá y en aquellos puntos en los que se encuentren discrepancias se procederá a una votación a mano alzada. Se precisará la mitad más uno de los presentes para poder aprobar cualquier disposición de alto calibre.
Las posibles decisiones a adoptar serán las siguientes:
Decisiones mayores (requieren de la aprobación expresa de la Junta Directiva):
- Presentación de nuevos Proyectos.
- Decisiones que supongan un costo económico mayor de 5.000 USD
- Decisiones que supongan un cambio de sede, localización, despido o incorporación de personal.
Decisiones menores (no requieren de la aprobación expresa de la Junta Directiva pero sí de su socialización en la siguiente reunión una vez ejecutada la Decisión):
- Decisiones que abarquen cada uno de los Proyectos en los que se esté trabajando en la actualidad.
- Decisiones que supongan pasos intermedios para lograr cualquier objetivo marcado por la Junta Directiva o Asamblea General y que no modifique de forma sustancial dicho objetivo.
Reuniones de ejecución de los proyectos:
Como norma general antes de la reunión bimensual de la Dirección ejecutiva de la FAL, el Director de la FAL se reunirá con el Gestor de proyectos y con los coordinadores locales a fin de recabar la información necesaria.
Asamblea general de la FAL:
Una vez al año se organizará una Asamblea General de la FAL. Dicho encuentro se realizará a lo largo de dos días.
La asamblea general es el órgano principal de comunicación entre el personal propio de la Fundación y los Socios y Amigos de la organización. La asamblea busca como norma general responder a los siguientes puntos:
- Rendición de cuentas del Directorio y del personal contratado de la ejecución del último año.
- Evaluación de las acciones llevadas a cabo.
- Programación de grandes líneas de trabajo del siguiente año.
- Revisión del estado técnico y administrativo de la organización y ajustes a realizar.
Comunicación Interna:
Existirán dos vías de comunicación oficiales:
Listados de correo: Los listados de correo se manejarán para la ejecución de actividades y para la socialización de las decisiones tomadas.
- Para aquellas decisiones tomadas en la reunión bimensual de la Junta directiva: todos los miembros de la Junta directiva, Gestor de proyectos, Técnico de proyectos y Coordinadores locales
- Para aquellas cuestiones que competen a un Proyecto en particular o una línea de trabajo: Directora, Gestor de proyectos, Coordinadores locales,
Otro personal contratado
- Para aquellas cuestiones referentes al funcionamiento de la FAL: Junta directiva.
- Web (Blog, Grupo google...)
- En la web de la FAL se manejará toda la información referente al curso y ejecución de actividades.
- Se aplicará como norma general la Transparencia de datos, informando a quien quiera de los presupuestos públicos manejados y de la ejecución de dichas actividades.
- Para aquellos procesos que todavía se estén llevando (ej. Proyecto en estado de ejecución, Actividad en fase de planificación...) la FAL contará con un espacio virtual cerrado al que solamente podrán acceder los miembros de la Junta Directiva y demás personal contratado por la FAL.